La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento en el artículos 15 de la Constitución Política de Colombia; y la Ley 1581 de 2012 sus decretos, resoluciones y circulares; así como lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009; al igual que los principios, derechos y garantías constitucionales, tendientes a la protección de los datos personales (habeas data), con el fin de proteger los datos personales que nos han sido confiados y suministrados de forma voluntaria por nuestros empleados, clientes y proveedores.
1. Ámbito de Aplicación:
Todo Envases y Químicos S.A.S. se sujetará a todo lo relacionado con la privacidad y tratamiento de datos personales establecido por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás que lo modifiquen, así como el artículo 269F la ley 1273 de 2009; y en general por todas las normas relacionadas al habeas data.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto del tratamiento por el responsable tratamiento, y en general en lo referente a la protección de la información personal obtenida dentro del desarrollo misional y habitual de TODO ENVASES Y QUÍMICOS S.A.S.
2. Definiciones:
Para efectos de entender el tratamiento de los datos personales, presentamos las siguientes definiciones, las cuales se encuentran atemperadas en el artículo 3 de la Ley 158 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta delResponsable del Tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismao en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta delResponsable e Tratamiento.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
- Empleado: Persona natural que labora para la Corporación, vinculado mediante un contratolaboral a cambio de una contraprestación denominada salario.
- Cliente: Persona natural que utiliza los servicios de la Corporación en virtud de la relacióncomercial vigente.
- Proveedor: Persona natural y/o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la Corporación en razón de la relación comercial existente, no es indispensable la suscripción de un contrato.
- TODO ENVASES Y QUÍMICOS: TODO ENVASES Y QUÍMICOS S.A.S.
3. Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es TODO ENVASES Y QUÍMICOS S.A.S, identificado con el NIT 901.063.919-1, ubicada en la ciudad de Cali en la Calle 36 No. 42B-10, teléfono 336 5694 y correo electrónico habeasdata@teq.com.co.
Los datos personales almacenados en las bases de datos de TODO ENVASES Y QUIMICOS serán recolectados, almacenados, usados, puestos en circulación, actualizados y/o suprimidos según cada caso particular.
4. Finalidades
Los datos personales tendrán las siguientes finalidades, de acuerdo a las bases de datos que son tratadas por el Responsable, y de acuerdo a cada carácter así:
- Empleados: Acatar las obligaciones propias de la relación laboral, gestión de nómina, beneficios legales y convencionales, evaluaciones de desempeño y calidad, gestión fiscal, económica y contable, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, salud y seguridad en el trabajo, selección y promoción de personal, y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación laboral.
- Clientes: Gestión administrativa, de cobros y pagos de facturación, económica, contable y fiscal, históricos de relaciones comerciales, publicidad propia o por tercero, mercadeo y marketing, prospección comercial, gestión de clientes y cualquier otra derivada de la Ley o la relación contractual.
- Proveedores: Gestión administrativa, fiscal, de cobros y pagos, económica y contable, históricos de relaciones comerciales, gestión de proveedores y cualquier otra derivada de la Ley o de la relación contractual.Eventualmente los datos podrán ser compartidos con terceros y autoridades que ejerzan funciones de Inspección, Control y Vigilancia también se podrá utilizar para remitir información comercial, legal, de interés general, entre otras.Los datos personales solo se mantendrán durante el tiempo que dure la relación contractual, comercial y/o laboral, o por el tiempo que sea requerido por el ordenamiento jurídico colombiano o teniendo en cuenta la relevancia propia de los fines para los que fueron recopilados, en todo caso TODO ENVASES Y QUÍMICOS se encuentra en la obligación de garantizar la reserva de la información, aun después de finalizada la relación.
Las imágenes, fotografías, audios y videos recolectados a través de las cámaras de video vigilancia, de manera interna o a través de proveedores de servicios de fotografía, video o vigilancia, y demás
medios dispuestos por TODO ENVASES Y QUÍMICOS, en el ingreso a las instalaciones serán utilizadas con fines de seguridad de las instalaciones y del personal interno o externo, y protegidas a través de medidas de seguridad que garanticen su tratamiento adecuado.
La información recolectada no será utilizada en ningún momento para actividades o propósitos diferentes de las misionales de TODO ENVASES Y QUÍMICOS.
5. Principios de la Política de Tratamiento de Datos Personales:
El tratamiento de datos personales e sujetara a los siguientes principios:
Legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, los cuales se encuentran plenamente definidos en el artículo 4 de Ley 1581 de 2012.
6. Excepciones:
El régimen de protección de datos personales no será de aplicación en los siguientes casos:
- A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
- A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- A las bases de datos que tenga como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley de 1266 de 2008.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
7. Sujetos Pasivos:
La presente política aplica para nuestros empleados, clientes y proveedores, y demás personas bien sean naturales y/o jurídicas con las cuales TODO ENVASES Y QUÍMICOS tenga y/o haya tenido relación contractual alguna.
Aquellos datos de los que sea responsable cualquier sujeto pasivo con ocasión de relaciones contractuales, TODO ENVASES Y QUÍMICOS asumirá en razón del principio de a buena fe que han sido recolectados y tratados con apego a la Ley 1581 de 1012 y su decreto reglamentario.
8. Prohibición de suministrar datos sensibles:
El titular no se encuentra en la obligación de suministrar datos personales sensibles, como aquellos que revelen el origen racial, étnico, político, convicciones religiosas, asociación a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, partido político, al igual que los relativos a los derechos fundamentales de la salud, intimidad y libertad.
De ser necesario de parte de TODO ENVASES Y QUÍMICOS, la recolección de aquellos datos considerados como “sensibles” se requería la autorización del titular del dato.
9. Acceso a la información:
El titular del dato personal tendrá derecho a solicitar de forma gratuita al acceso a los datos personales que se tenga en nuestro poder, además de conocer, actualizar y rectificar los datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, al igual que solicitar la eliminación de aquellos datos personales que se encuentren prohibidos por la ley o que no hayan sido autorizados.
10. Supresión de Datos Personales:
El titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando:
- No sean necesarios para la finalidad recolectada.
- Cuando los mismos no estén siendo utilizados conforme lo indicado por la normativavigente, así como en contravía de los derechos y garantías constitucionales.
- Vencimiento del plazo indicado para los fines que fueron recolectados.11. Consultas y Reclamos:Las consultas y reclamos de parte del titular del dato personal debe sujetarse a lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 1012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, las cuales se deben dirigir por escrito a la ciudad de Cali a la Calle 36 No. 42B-10, o correo electrónico habeasdata@teq.com.co, indicando:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lorepresenta, así como el documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de la petición.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.Los derechos de los niños, niñas o adolecentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlo.La respuesta de las consultas y reclamos se realizaran para las consultas dentro de los 10 días hábiles siguientes pudiendo ampliarse a 15 días hábiles en consonancia con el artículo 14, y para los
reclamos dentro de los 15 días hábiles siguientes pudiendo ampliarse a 23 días hábiles en consonancia con el numeral 3° del articulo 15; días que se contaran a partir de la fecha de recibido, respectivamente.
12. Seguridad y protección de la información recolectada:
La información recolectada será procesada manteniendo las mejores prácticas de seguridad y protección física como tecnología con la finalidad de evitar el acceso no autorizado e ilegal, o la perdida accidental u ocurrencia de daños la información, se mantiene las correspondientes salvaguardas físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento, uso y divulgación de la información, y de acuerdo a las medidas de seguridad definidas por TODO ENVASES Y QUÍMICOS.
13. Modificaciones:
TODO ENVASES Y QUÍMICOS podrá en cualquier momento realizar modificaciones a la presente política, las cuales serán publicadas en el portal web de la Corporación, o en el medio que esta determine.
En todo caso, la Corporación se compromete a notificar a los sujetos pasivos sobre cualquier cambio a la dirección registrada para tales efectos.
14. Vigencia de la Política:
La presente política entra en vigencia a partir de su fecha de publicación.
Los aspectos o tratados en la presente política se regirán por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
La presente se expide en la ciudad de Santiago de Cali (Valle) a los 22 días del mes de Octubre del año dos mil dieciocho (2018).
ZULAY RAMÍREZ PARGA REPRESENTANTE LEGAL